Wie Tidy Team seine Vertragsabwicklung modernisiert hat

Vom Handzettel zur digitalen Lösung:

Wie Tidy Team seine Vertragsabwicklung modernisiert hat

Ein Praxisbeispiel für die Digitalisierung von Betriebsabläufen in KMU

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Die Ausgangslage: Ein Handzettel als Arbeitsgrundlage

Tidy Team GmbH, ein professionelles Reinigungsunternehmen aus Amriswil, kam mit einer konkreten Herausforderung auf uns zu: Seit Jahren arbeitete das Team mit einem ausgedruckten Papierformular, einem klassischen Handzettel, um Reinigungsverträge mit Abgabegarantie vor Ort beim Kunden auszufüllen. Dieses Formular wurde bei jeder Besichtigung von Hand ausgefüllt, kopiert und anschliessend im Büro manuell weiterverarbeitet.

Das Formular enthielt alle relevanten Informationen: Kundendaten, Objektangaben, Wohnfläche, Stockwerk, Lift, eine umfangreiche Leistungsliste (Fenster, Küche, Balkon, Keller, Garage und vieles mehr), Terminangaben, Preise sowie Unterschriftenfelder für beide Parteien.

Der bisherige Papier-Handzettel: Reinigungsvertrag mit Abgabegarantie

Das Formular erfüllte seinen Zweck, doch die analoge Arbeitsweise brachte mehrere Nachteile mit sich:

•  Zeitaufwand: Formulare mussten immer in ausreichender Menge ausgedruckt und mitgeführt werden

•  Lesbarkeit: Handschriftliche Einträge waren teilweise schwer lesbar

•  Kosten: Kopien, Ablage und Archivierung verursachten unnötige Kosten

•  Verfügbarkeit: Kein digitaler Zugriff auf abgeschlossene Verträge

•  Aussenwirkung: Papierformulare wirken im Vergleich zu digitalen Lösungen veraltet

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Die digitale Lösung: Modern, effizient, mobil

Gemeinsam mit Tidy Team haben wir das bestehende Papierformular in eine vollständig digitale Web-Anwendung überführt. Das Ergebnis ist ein responsives Online-Formular, das auf jedem Gerät, Smartphone, Tablet oder Desktop, einwandfrei funktioniert und direkt vor Ort beim Kunden genutzt werden kann.

Die neue digitale Lösung: Professionelles Online-Formular mit Tidy Team Branding

Was wurde umgesetzt?

Die digitale Umsetzung bildet sämtliche Funktionen des ursprünglichen Handzettels ab und geht dabei deutlich weiter:

•  Vollständige Formularabbildung: Alle Felder des Originalformulars wurden digital abgebildet, von Kundendaten über Objektangaben bis hin zur vollständigen Leistungsliste.

•  Intelligente Eingabefelder: Dropdown-Menüs, Radio-Buttons und strukturierte Eingabefelder sorgen für einheitliche und fehlerfreie Datenerfassung.

•  Digitale Unterschriften: Beide Parteien, Tidy Team und Kunde, können direkt auf dem Bildschirm unterschreiben.

•  PDF-Generierung: Per Knopfdruck wird ein professionelles PDF mit Logo, allen Vertragsdaten und beiden Unterschriften erstellt.

•  Direktversand: Der Vertrag kann direkt per E-Mail oder WhatsApp an den Kunden gesendet werden.

•  Responsive Design: Das Formular passt sich automatisch an jede Bildschirmgrösse an, für die Nutzung auf dem Smartphone bei der Besichtigung.

Strukturierte Eingabefelder: Objektdaten, Termine und Preise auf einen Blick

Die digitale Leistungsliste: Übersichtlich in zwei Spalten mit Ja/Nein-Auswahl

Digitale Unterschriften: Tidy Team und Kunde unterschreiben direkt auf dem Bildschirm

Vielfältige Ausgabeoptionen: PDF erstellen, per E-Mail oder WhatsApp senden, oder direkt drucken

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Optimiert für unterwegs: Die mobile Ansicht

Ein besonderer Fokus lag auf der mobilen Nutzung. Reinigungsteams sind in der Regel unterwegs beim Kunden und haben selten einen Laptop dabei. Deshalb wurde das Formular speziell für Smartphones und Tablets optimiert. Die Eingabefelder passen sich automatisch an die Bildschirmgrösse an, Buttons sind gross genug für die Bedienung mit dem Finger, und die Unterschrift funktioniert auch auf dem Touchscreen einwandfrei.

Mobile Ansicht (iPhone-Simulation): Das Formular passt sich an kleine Bildschirme an

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Die Vorteile der Digitalisierung auf einen Blick

Durch die Umstellung vom Papierformular auf die digitale Lösung profitiert Tidy Team in mehrfacher Hinsicht:

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Auch deine Betriebsabläufe digitalisieren?

Das Beispiel von Tidy Team zeigt, wie selbst einfache Papierformulare durch eine durchdachte digitale Umsetzung einen grossen Mehrwert schaffen können. Solche Lösungen sind nicht grossen Unternehmen vorbehalten. Gerade KMU profitieren stark von der Digitalisierung ihrer Betriebsabläufe.

Wir entwickeln digitale Lösungen für Unternehmen jeder Grösse. Auftragsformulare, Checklisten, Rapportblätter oder Kundenverträge: Wir überführen deine bestehenden Papier-Prozesse in moderne, effiziente Web-Anwendungen.

Auf Wunsch binden wir auch bestehende Systeme an:

•  CRM-Lösungen: Kundendaten automatisch synchronisieren und Aufträge verwalten

•  Webseiten-Integration: Formulare direkt in deine bestehende Website integrieren

•  Cloud-Speicher: Verträge automatisch in der Cloud ablegen (Google Drive, OneDrive, Dropbox etc.)

•  Buchhaltungssysteme: Automatische Rechnungserstellung nach Vertragsabschluss

•  E-Mail-Automatisierung: Automatische Benachrichtigungen und Bestätigungen per E-Mail oder SMS

Jedes Unternehmen hat individuelle Abläufe und Anforderungen. Deshalb entwickeln wir keine Standardlösungen von der Stange, sondern passen jede Anwendung exakt an deine Bedürfnisse an. Das Ergebnis: weniger Papierkram, weniger Fehler, mehr Zeit für das Wesentliche. Deine Kunden.

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Fazit

Die Digitalisierung des Reinigungsvertrags von Tidy Team zeigt, wie mit überschaubarem Aufwand ein grosser Nutzen erzielt werden kann. Was früher ein Stapel Papierformulare war, ist heute eine mobile Web-Anwendung, die das Team täglich bei der Arbeit unterstützt: schneller, effizienter, kostensparender und deutlich moderner.

Hast du auch Papierformulare, die digitalisiert werden könnten? Kontaktiere uns. Wir beraten dich gerne und zeigen dir, wie auch dein Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann.

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