Checkliste: So planst du dein Firmenevent – von der Idee bis zum letzten Give-Away
Der komplette Leitfaden für ein gelungenes Firmenevent, mit Zeitplan, Budget-Übersicht und Profi-Tipps.
Ein gelungenes Firmenevent stärkt den Teamgeist, macht deine Marke erlebbar und bleibt bei Mitarbeitenden, Kunden und Partnern positiv in Erinnerung. Aber die Planung kann schnell überwältigend werden: Location, Catering, Dekoration, Teamkleidung, Give-Aways, Technik...
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Checkliste behältst du den Überblick und vergisst garantiert nichts.
Inhaltsverzeichnis
- Phase 1: Grundlagen klären (10-14 Wochen vorher)
- Phase 2: Organisation (8-10 Wochen vorher)
- Teamkleidung bestellen
- Phase 3: Details & Material (5-6 Wochen vorher)
- Namensschilder & Event-Material
- Give-Aways auswählen
- Phase 4: Letzte Vorbereitungen (2 Wochen vorher)
- Phase 5: Event-Tag
- Phase 6: Nachbereitung
- Fazit: Gut geplant ist halb gefeiert
- Firmenevent-Planer, jetzt als PDF
- Wir kümmern uns um Teamkleidung & Give-Aways
Phase 1: Grundlagen klären (10-14 Wochen vorher)
Was ist der Anlass? (Jubiläum, Sommerfest, Produktlaunch, Teambuilding, Kundenanlass?) Wer kommt? Wie viele Gäste? Welches Budget steht zur Verfügung?
Faustregel Budget: Rechne mit CHF 80-150 pro Person für ein solides Firmenevent (Location, Catering, Programm). Dazu kommen CHF 15-30 pro Person für Teamkleidung und Give-Aways.
| Posten | Anteil | Beispiel (50 Pers.) |
|---|---|---|
| Location & Infrastruktur | 25-30% | CHF 1'500-2'000 |
| Catering & Getränke | 30-35% | CHF 2'000-2'500 |
| Programm & Unterhaltung | 15-20% | CHF 1'000-1'500 |
| Teamkleidung | 10-15% | CHF 750-1'000 |
| Give-Aways & Deko | 5-10% | CHF 500-750 |
| Total | 100% | CHF 5'750-7'750 |
Phase 2: Organisation (8-10 Wochen vorher)
Teamkleidung bestellen
Einheitliche Kleidung schafft Zusammengehörigkeit und macht euer Event professionell. Bestelle früh genug, rechne mit 3-4 Wochen Vorlaufzeit für die Veredelung (inkl. Korrekturrunden bei der Druckfreigabe).
Einheitliche Teamkleidung schafft Zusammengehörigkeit und professionellen Auftritt
Deine Textilien, dein Design
T-Shirts, Hoodies, Jacken oder Caps bedrucken und besticken lassen. Ab 1 Stück möglich.
Kollektion ansehenTipp: Lies unseren ausführlichen Artikel «Vom Logo zum fertigen Produkt: So läuft eine Textilveredelung ab» für eine detaillierte Anleitung.
Phase 3: Details & Material (5-6 Wochen vorher)
Namensschilder & Event-Material
Professionelle Namensschilder und Event-Materialien
- Namensschilder / Lanyards designen und bestellen
- Programmheft / Zeitplan erstellen
- Einladungen versenden
- Fotograf / Videograf buchen
- Banner, Beachflags oder Roll-Ups bestellen
Give-Aways auswählen
Das passende Give-Away ist nützlich und zum Anlass stimmig. Verzichte auf billige Massenware, deine Gäste nehmen ein durchdachtes Geschenk lieber mit als zehn Wegwerfprodukte.
Premium Give-Aways: Trinkflasche, Tasche, Sonnenbrille. Geschenke, die bleiben
| Give-Away | Preis ab | Geeignet für |
|---|---|---|
| Trinkflasche mit Gravur | CHF 8.: | Outdoor, Sommer |
| Canvas-Tasche | CHF 5.: | Messe, Konferenz |
| Sonnenbrille mit Logo | CHF 3.: | Sommerfest |
| Bestickte Cap | CHF 10.: | Teambuilding |
| Notizbuch mit Prägung | CHF 6.: | Workshop |
| Powerbank mit Logo | CHF 12.: | Business |
Mehr Inspiration? In unserem Artikel «Werbegeschenke die nicht im Müll landen: 7 Ideen die wirklich ankommen» findest du ausführliche Tipps mit ROI-Vergleich.
Phase 4: Letzte Vorbereitungen (2 Wochen vorher)
- Teilnehmerliste finalisieren
- Catering bestätigen (Allergien beachten!)
- Ablaufplan mit Zeitangaben erstellen
- Technik-Check (Beamer, Mikrofon, WLAN)
- Give-Away-Tüten vorbereiten
- Wetter-Check bei Outdoor-Events
- Erinnerungsmail an Teilnehmende
Phase 5: Event-Tag
- Frühzeitig vor Ort sein (mind. 3 Stunden vorher)
- Deko aufbauen, Banner platzieren
- Namensschilder und Give-Aways bereitlegen
- Technik testen
- Fotograf briefen
- Geniessen!
Phase 6: Nachbereitung
- Dankes-E-Mail an alle Teilnehmenden
- Fotos teilen (intern & Social Media)
- Feedback einholen (kurze Umfrage)
- Budget-Abrechnung erstellen
- Learnings dokumentieren für nächstes Event
Fazit: Gut geplant ist halb gefeiert
Ein gelungenes Firmenevent entsteht nicht spontan. Mit der richtigen Planung ist es aber auch kein Hexenwerk. Starte mindestens 3 Monate im Voraus, setze auf Qualität statt Quantität und vergiss die Nachbereitung nicht.
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